Синергия

Оказание юридической помощи при проверках, банкротстве, взыскании долгов

8(495)764-58-44

inmail@melbura.com

Заказать звонок

Как Руководителю организации передать сотрудникам право подписи на первичной документации?

26 мая 2015г.

Порядок передачи права подписи счетов-фактур и ТОРГ-12:

Для определения круга лиц, уполномоченных на подписание первичных документов издается приказ по организации. Обязательные требования к приказу:

  • Дата составления, дата подписания;
  • Номер приказа;
  • Место подписания;
  • Подписывается Генеральным директором с обязательной отметкой о согласовании с Главным бухгалтером. Приказ подписывается генеральным директором и главным бухгалтером;
  • Приказ издается бессрочно. При необходимости в дальнейшем приказ корректируется иными приказами о внесении изменений в первоначально изданный приказ;
  • В приказе указывается конкретный, закрытый перечень лиц с указанием Ф.И.О., занимаемой должности. Также в приказе следует предусмотреть поля для проставления образцов подписей наделяемых полномочиями лиц;
  • В приказе указывается порядок его изменения;
  • В приказе указывается правовое основание для его составления: п. 14 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598);
  • Основания для прекращения полномочий указанных в приказе лиц, например, увольнение, перевод на другую должность, прочее;
  • Лицо, ответственное за контроль актуальности сведений, указанных в приказе;
  • Поле ознакомления с приказом всех уполномоченных лиц, указанных в приказе.

 

Наши рекомендации:

  • Рекомендуем по каждому наделяемому полномочиями лицу указать конкретный закрытый перечень форм документов, право проставления подписи на которых ему предоставляется;
  • Рекомендуем уполномочивать не широкий круг сотрудников, которых лучше разделить на группы исходя из форм подписываемых документов;
  • Для уполномоченных лиц следует изготовить штампы с расшифровкой подписи;
  • Если форма первичного документа предполагает наличие печати организации рекомендуем изготовить специальные индивидуальные печати, например, «Печать № 3 «Для счетов-фактур»;
  • Приказ о наделении полномочиями на право подписания первичных документов рекомендуем разместить в открытом доступе, а при заключении договоров в них указывать перечень уполномоченных лиц с указанием перечня возможных к подписанию первичных документов. При необходимости копию приказа надо будет предоставлять контрагентам;
  • Уполномоченные лица должны быть готовы при необходимости посетить ИФНС, т.к. они могут быть вызваны для дачи необходимых пояснений;

 

Нормативная база:

п. 14 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598):

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.